Personvernerklæring (inkludert bruk av informasjonskapsler) for Advokat OMH Midling-Hansen AS

Sist endret: 1. juli 2021

Denne personvernerklæringen gjelder for Advokat OMH Midling-Hansen AS ("vi" eller "oss"). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1                     Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Privatkunder
• Klienter i straffesaker
• Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• Personer som er involvert i saker vi bistår i
• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
• Besøkende på vår nettside

2                     Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Tiltak vil omfatte legitimasjonskontroll, enten gjennom kontroll av fysisk legitimasjonsdokument ved fysisk oppmøte eller oversendelse av dette fra klients side, eller ved BankID. Det må også undersøkes hva formålet med klientforholdet er, og i visse tilfeller også hvorvidt klienten er en politisk eksponert person (PEP). Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon med navn, adresse, telefon, epost og fødselsnummer (fysiske klienter) og organisasjonsnummer (virksomheter).. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Kunnskapsforvaltning: Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Klientadministrasjon: Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i opptil 20 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder benyttes personens private postadresse, eller epost ved samtykke, for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

3                     Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

4                     Lagring av personopplysninger

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Det innebærer i hovedsak:

Vi lagrer saksdokumenter så lenge saken pågår, og inntil ytterligere 20 år etter sakens avslutning.

Opplysninger innhentet for hvitvaskingsformål lagres så lenge hvitvaskingsloven (med forskrifter) pålegger oss det.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

5                     Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

6                     Sikkerhet

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

7                    Vedr. nettside og informasjonskapsler

Advokat OMH sin nettside vil kunnebenytte informasjonskapsler (cookies). Informasjonskapsler er en tekststreng som blir lagret på din PC eller mobile enhet når du besøker advokat-omh.no. Du samtykker til bruk av informasjonskapsler så lenge du ikke reserverer deg mot dette, noe som blant annet kan gjøre i innstillingene til din nettleser. Dersom du ikke ønsker å tillate bruk av informasjonskapsler, kan du sørge for dette ved å endre innstillingene i nettleseren eller på enheten din. Det vil være mulig å se på våre sider uten å bruke informasjonskapsler.

Nettsiden vil kunne benytte informasjonskapsler fra Google Inc (Google Analytics), hvis formål er å gi innsikt om brukerinteraksjonen på nettsiden, gjennom anonym måling, statistikk og rapportering. Dette innebærer å telle antall besøkende, skille mellom ulike besøkende, huske tidligere besøk fra samme enhet, bestemme start og slutt på et besøk (en sesjon), indikere hvor (på område- eller landsnivå, og i enkelte tilfeller hvilken nettside) besøkende kommer fra, og å beskytte nettsidens sikkerhet.  Opplysninger som behandles inkluderer cookie-ID, type enhet, type nettleser, mens IP-adresse anonymiseres.

Opplysningene fra Google Analytics er førsteparts informasjonskapsler, noe som betyr at Advokat OMH er behandlingsansvarlig. Google er databehandler og benytter ikke opplysningene for egne formål. Opplysningene lagres på server i USA, som befinner seg i USA.

Advokat OMH kan også ha sider på sosiale medier, slik som Facebook og Instagram. Tilbyderen av det sosiale mediet lagrer informasjonskapsler å din enhet når du besøker og bruker deres tjeneste. Du oppfordres fra Advokat OMH's side til å lese tilbydernes personverninformasjon.

For opplysningene som som registreres ved besøk på vår side på det sosiale mediet, vil Advokat OMH kunne ha delt behandlingsansvar (begrenset til data Advokat OMH har kontroll over eller tilgang til). Vi får tilgang til aggregerte opplysninger om besøk og aktivitet på våre sider. Disse kan benyttes til statistikk- og analyseformål, som ikke er personopplysninger, fordi de ikke kan knyttes til enkeltpersoner. Advokat OMH lagrer ikke slike opplysninger selv, men har tilgang til dem så lenge siden på det sosiale mediet eksisterer. Du kan selv slette opplysninger opplysninger om deg selv fra slike sider, f.eks. ved å slette kommentarer (innhold) eller reaksjoner (likes). Dine opplysninger slettes ikke automatisk ved å du slutter å følge siden(e).

Advokat OMH forbeholder seg retten til å benytte informasjon fra informasjonskapsler til remarketing, målrettet markedsføring på demografi og lokasjon og andre typer interessebasert markedsføring f.eks. gjennom Facebook, Instagram, Google adwords og lignende. Ved evt. annonser over Facebook, vil du kunne velge å skjule disse under innstillinger.

8                    Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen ved behov. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

8                     Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Advokat OMH Midling-Hansen AS v/ adv. Ole-Sverre Midling-Hansen, pb. 266, 2151 Årnes, epost: post@advokat-omh.no.